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La comunicazione nel mondo del
lavoro
La Comunicazione in azienda
Come comunicare con i dipendenti….
Reazioni tipiche barriere alla
comunicazione.
Thomas Gordon, psicologo clinico,ha elencato 12 reazioni tipiche valutate come
barriere alla comunicazione,applicabili in ogni realtà:
1) Dirigere, dare ordini
Questi messaggi comunicano al collaboratore/ collega, che i suoi sentimenti
bisogni/necessità non sono importanti, ma e’ importante che questo si conformi
alle necessità del capo/azienda senza possibilità di interazione.
Lo inducono a temere il potere perché può sentirsi minacciato dal suo lavoro.
Possono provocare sentimenti di risentimento o di rabbia che spesso lo inducono
a reagire ostilmente.
Possono comunicargli che il capo non si fida delle sue capacità e del suo
giudizio;
2) Avvertire, minacciare, ammonire
Tali messaggi possono rendere un collaborato/collega remissivo.
Possono suscitare risentimento e ostilità come quando si danno ordini.
Possono indurlo a credere che non vengano rispettate le sue necessità
all’interno dell’organizzazione.
3) Esortare,moraleggiare,fare la predica
Tali messaggi fanno pesare sul collaboratore/collega il potere dell’autorità,
del dovere, degli obblighi.
Passivizzano il soggetto, possono far nascere sensi di colpa o sensi di
emarginazione.
Può pensare che il capo non si fidi delle sue abilità di giudicare la validità
dei valori e progetti propri e altrui.
4) Consigliare, offrire suggerimenti o soluzioni.
Tali messaggi sono spesso interpretati dal collaboratore/collega, come prova del
fatto che non ci si fida della sua capacità di giudizio e di trovare soluzioni
proprie.
Possono indurlo a diventare dipendente dal capo e a passivizzarsi.
I consigli a volte comunicano l’atteggiamento di superiorità dal capo e possono
indurre nei soggetti deboli un senso di inferiorità.
Possono indurli a contrastare continuamente le idee del capo per riaffermare la
propria identità.
5) Insegnare, argomentare, persuadere.
Quando si cerca di insegnare qualcosa, possiamo correre il rischio di far
sentire l’altro inferiore, subordinato, inadeguato.
L’argomentare può indurre il collaboratore collega a mettersi sulla difensiva
(credi che non lo sappia?).
E’ raro che gli adulti amino sentirsi dimostrare di aver sbagliato,la tendenza
e’ quella di difendere accanitamente le proprie posizioni.
6)Giudicare,criticare,opporsi,biasimare
Tali messaggi fanno sentire il collaboratore/collega inadeguato.
L’idea di sé, si forma anche attraverso i giudizi e le valutazioni degli altri.
Le critiche, inoltre suscitano altrettante controcritiche.
Si risponde mettendosi sulla difensiva, semplicemente per proteggere la propria
immagine.
I giudizi inducono a tenere per sé i propri pensieri e a non contribuire alla
soluzione dei problemi organizzativi.
7) Elogiare,assecondare.
L’elogio deve manifestare equilibrio.
Se è eccessivo, può essere interpretato come un modo sottile per manipolare o
influenzare l’altro, se è insufficiente o assente per demotivare.
8)Etichettare,ridicolizzare,umiliare
Tali messaggi possono avere un effetto devastante sull’immagine di una persona,
in un contesto organizzativo può bloccare la naturale restituzione degli stessi.
Può provocare disadattamento e talvolta malattie vere e proprie.
9)Interpretare,analizzare, diagnosticare
L’analisi, l’interpretazione e la diagnosi possono nascondere un atteggiamento
di superiorità da parte del capo.
Tale tipo di messaggio può risultare frustrante, perché potrebbe dimostrare
alcune debolezze del soggetto o se errato, provocare un senso di disagio per
essere erroneamente valutato.
La diagnosi può interrompere immediatamente il desiderio di continuare a
comunicare, insegnando che e’ preferibile astenersi dalla relazione.
10)Rassicurare,simpatizzare, consolare, sostenere
Contrariamente a quanto creduto, anche questi messaggi possono avere dei
risvolti negativi nella comunicazione.
In alcuni casi e’ preferibile che l’altro mi comunichi il suo disagio senza
consolarlo o rassicurarlo.
Esempio: se ci troviamo di fronte una persona che piange è preferibile lasciarla
piangere, ma non soddisfare il nostro che e’ quello di non provare disagio a
vederlo piangere;
11) Inquisire, fare domande,interrogare.
Eccedere nelle domande, può indurre l’altro a credere che non si ha fiducia in
lui e a nutrire sospetti e dubbi, oppure può nascondere la volontà di far
riconoscere eventuali errori per poi richiamarlo;
12)Sottrarsi, cambiare argomento,scherzare,distrarsi.
Tali messaggi comunicano che non siete interessati al vostro interlocutore o
che lo rifiutate.
Rispondere scherzando ad una richiesta ci fa sentire respinti (tutte le persone
vogliono essere ascoltate e capite con rispetto).
Conclusioni
Quando una persona si sente di essere sinceramente accettata per quella che
e’, si sente libera di prendere in considerazione un possibile cambiamento e
pensare come può realizzare maggiormente il proprio potenziale.
Le considerazioni sopra riportate si prestano bene per i dipendenti di una
azienda; sotto riporterò dei concetti che cercherò di sintetizzare.
I dirigenti di un’azienda dovrebbero chiedersi:
Quale e’ il morale dei dipendenti?.
Le soddisfazioni che i lavoratori cercano, non sono solo quelle del guadagno
monetario ma anche quelle al fine di creare un ‘ morale alto ’.
Nella terminologia delle relazioni umane, questi bisogni personali sono
descritti con termini quali:
a)La partecipazione;
b)Il riconoscimento;
c)La consultazione;
d)La possibilità;
e) La sicurezza;
f)La comunicazione.
Spesso l’organizzazione non ne è consapevole e tralascia tutto ciò.
Per la partecipazione: si potrebbero instaurare piani per per decentrare
l’attività direttiva;
Per il riconoscimento: si potrebbe creare un sistema di riconoscimento del
merito;
Per la sicurezza: si potrebbero avere programmi per il pensionamento;
Per la comunicazione: si potrebbe creare un giornale interno all’azienda;
Il ‘Morale alto ’ va conquistato giorno dopo giorno e non può essere cambiato
da un giorno all’altro, grazie ad un subitaneo ed unico tentativo di procurarsi
il favore degli operai in modo quasi adulatorio.
Il morale è la risultante dei sentimenti e delle opinioni dei singoli operai
intorno a tutto ciò di cui hanno esperienza nel loro campo di lavoro.
E’ importante tenere conto che l’atteggiamento dei dipendenti è mutabile e
instabile nel tempo.
L’azione più importante per la direzione è determinare un equilibrio di compenso
soddisfacente.
Quindi i bisogni dei dipendenti debbono essere in correlazione con i bisogni
dell’azienda.
Ruoli del dipendente
Le esigenze del dipendente, rispetto al proprio lavoro, traggono molte
caratteristiche dai differenti ruoli che il dipendente sostiene:
1) in quanto individuo;
Ogni operaio , ha un forte senso di individualità, accompagnato dal desiderio di
esprimere la sua libera volontà e soddisfare i propri bisogni individuali.
2)In quanto membro di un gruppo di lavoro;
Il lavoratore all’interno del gruppo tende ad uniformarsi, ed è il gruppo che lo
fa stare piu’ o meno bene.
2) In quanto dipendente dell’azienda
Questo tende ad identificare a volte il successo dell’azienda con il proprio o
altrimenti assume atteggiamenti menefreghisti.
3) In quanto membro dei sindacati;
Spera di conseguire delle soddisfazioni.
Schema di comportamento della direzione
a) La direzione non deve apparire come una ‘ luce ingannevole ’;
b) Gli atteggiamenti degli operai sono influenzati da atti apparentemente di
scarso rilievo;
c) Riconoscimento da parte della direzione della dignità essenziale di ogni
operaio;
d) La direzione deve far credere:’ voi contate qual cosa qui dentro ’;
e) L’operaio deve pensare:’ questo è un buon posto per lavorare ’;
f) Interessamento (come:retribuzioni,regolamentazioni delle ferie e dei
permessi,programmi di assicurazione e di prepensionamenti,previdenza).
Comunque una soddisfazione completa non è realistica.
E’ stato detto ’ segno dell’esistenza di un morale alto è la presenza di qualche
utile e salutare dissenso ’.
Quello che in sostanza occorre fare è quello di far si che la sensazione
predominante è che il ‘ lavoro va bene ’ ,occorrerebbe quindi aver un quadro o
uno strumento per poter misurare il grado di soddisfacimento dei clienti.
Dipendenza del subordinato
La caratteristica principale tra subordinato e superiore è la sua dipendenza da
essi, per la soddisfazione dei suoi bisogni.
Il subordinato dipende dai suoi superiori per :
a) il lavoro;
b) per la continuità d’impiego;
c) per le promozioni;
d) per altro.
Da opportune indagini si e’ visto che tra i fattori che influenzano la
soddisfazione del lavoro,il buon trattamento da parte dei superiori risulta ai
primi posti.
Bisogno - necessità di sicurezza
I dipendenti lotteranno da ciò che è minaccia reale o immaginaria per la
soddisfazione dei propri bisogni.
I dipendenti per poter sperare o credere nei loro bisogni debbono acquisire un
senso di sicurezza, nel rapporto di dipendenza che hanno nei confronti dei loro
superiori.
Le direzioni aziendali, venendo incontro a queste necessità hanno cercato di
risolversi con provvedimenti a favore dei pensionamenti,assicurazioni
malattia,speciali forme di credito.
Condizioni di sicurezza.
Esistono 3 fattori principali del rapporto superiore/dipendente che influiscono
sulla sicurezza del dipendente.
a) L’atmosfera (atteggiamento dei superiori)
Sicurezza che diventa concreta quando sanno di aver la sincera approvazione dei
loro superiori.
Se l’atmosfera è dubbia non possono avere nessuna assicurazione.
b)La conoscenza
Il dipendente deve saper cosa ci si aspetta da lui(conoscenza indispensabile).
Il dipendente deve essere messo a conoscenza:delle politiche
aziendali,dell’atteggiamento della direzione,delle
procedure,prassi,regolamenti,delle caratteristiche del lavoro
affidato,compiti,responsabilità ,caratteristiche personali del capo,conoscenza
preventiva dei cambiamenti che possono influire sul dipendente.
c)La disciplina
Se il capo non è all’altezza, i dipendenti se ne approfittano.
Si crea un circolo vizioso di antagonismo,occorre evitare il formarsi di
atteggiamenti di disprezzo reciproco.
La necessità di indipendenza
Una volta che il dipendente ha raggiunto un grado soddisfacente di sicurezza,
allora cercherà di utilizzare nel modo migliore le proprie capacità e i
requisiti personali e sarà indipendente.
Se il dipendente sente, che la sua dipendenza dal superiore è estrema e che gli
manca la sicurezza, lotterà ciecamente per la libertà.
Condizioni dell’indipendenza attiva
a) partecipazione;
b) responsabilità;
c) diritto di appello.
La partecipazione.
E’ una delle condizioni più importanti,ed e’ rappresentata dalla opportunità di
esprimere la propria idea e di esprimere la propria idea e di contribuire con le
sue proposte prima ancora che i superiori prendano delle decisioni in merito.
Egli acquisisce cosi , che le sue idee vengono tenute in considerazione nella
risoluzione dei problemi.
La responsabilità
I dipendenti insicuri o ribelli che cercano l’ indipendenza in senso reattivo,
non accettano responsabilità:cercano la libertà non l’opportunità di
autorealizzazione e progresso.
Ad alcuni basta raggiungere un alto grado di sicurezza senza
l’indipendenza,altri gioiscono dei rischi e dei pericoli di essere lasciati a
se.
Ci sono dei dipendenti (una minoranza), le cui capacità potenziali in questo
senso vengono pienamente valorizzate.
Diritto d’appello
Ci sono casi in cui le opinioni dei dipendenti, differiscono radicalmente ma
sicuramente da quelle dei propri superiori.
Il superiore può seguire la politica di ‘dare ragione a tutti ’.
Ma il risultato sarebbe quello di perdere il rispetto dei dipendenti,creando in
tal modo un sentimento diffuso di indipendenza.
Il modo di risolvere il problema, è quello di fornire al dipendente un sistema
per appellarsi alle decisioni del proprio capo,rivolgendosi ai superiori.
E’ corretto creare, un’ opportuna procedura per la risoluzione delle lamentele
dei dipendenti(spesso tale procedura non esiste per i membri della direzione).
Di Bella Francesco
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