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EXCEL

Formattazione

Negli affari (e nei fogli di calcolo) le prestazioni contano molto più dell'apparenza. Tuttavia, se il foglio di lavoro è creativo, privo di errori e attraente, riuscirà non solo a catturare l'attenzione di chi lo vede, ma anche a convincere a utilizzarlo. Le sezioni che seguono mostrano come usare i vari strumenti di formattazione disponibili in Excel per assegnare al foglio di lavoro un aspetto più professionale.

 

 

I valori che vengono immessi nelle celle normalmente non sono formattati. In altre parole, consistono di stringhe di numeri. In molti casi può essere necessario formattare i numeri in modo che siano più facili da leggere o più comprensibili in termini di numero di posizioni decimali visualizzate.

 

Se si sposta il puntatore in una cella contenente un valore formattato la barra della formula visualizza il valore allo stato originario non formattato. Questo perché la formattazione ha effetto solo sul modo in cui il valore è visualizzato all'interno della cella.

 

 

La barra degli strumenti Formattazione, che viene visualizzata per impostazione predefinita, contiene vari pulsanti che consentono di applicare rapidamente i formati numerici più comuni. Quando si fa clic su uno di questi pulsanti, la cella assume il formato numerico specificato è possibile selezionare anche un intervallo di celle (o un'intera riga o colonna) prima di fare clic su questi pulsanti, per applicare il formato numerico a tutte le celle selezionate. I formati che si possono applicare con i pulsanti della barra degli strumenti Formattazione sono i seguenti

 

·          Valuta: aggiunge un segno di valuta a sinistra separa le migliaia con un punto e visualizza il valore con due cifre alla destra della virgola decimale.

 

·          Stile percentuale: visualizza il valore come percentuale senza cifre decimali.

 

·          Stile separatore separa le migliaia con un punto e visualizza il valore con due cifre alla destra della posizione decimale.

 

·          Aumenta decimali: aumenta di uno il numero di cifre a destra della posizione decimale.

 

·          Diminuisci decimali: diminuisce di uno il numero di cifre a destra della posizione decimale.

 

 

 

 

In alcuni casi, i formati numerici accessibili nella barra degli strumenti Formattazione sono sufficienti. Più spesso, invece, si deve esercitare un maggior controllo sull'aspetto dei valori contenuti nelle celle. In questo caso, si può ricorrere alla finestra di dialogo Formato celle di Excel. La finestra è composta da varie schede. Per la formattazione dei numeri si deve utilizzare la scheda denominata Numero.

Sono disponibili vari metodi per richiamare la finestra di dialogo Formato celle. Selezionare la cella o le celle da formattare e quindi

 

·          Selezionare il comando Formato */* Celle.

 

·          Fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere il comando Formato */* Celle nel menu abbreviato che compare

 

·          Premere la combinazione di tasti rapidi Ctrl+1.

 

La scheda Numero della finestra di dialogo Formato celle visualizza dodici categorie di formati numerici tra i quali effettuare una scelta. Quando si seleziona una categoria nell'elenco, la parte destra del pannello si trasforma in modo da visualizzare le opzioni appropriate.

 

È importante capire che l'applicazione di un formato numerico a una cella non cambia in alcun modo il valore contenuto nella cella: la formattazione cambia solo l'aspetto del valore. Ad esempio, se una cella contiene 0,874543, si può formattare il valore in modo che venga visualizzato come 87%. Se questa cella viene utilizzata in una for­mula, la formula visualizza il valore completo (0,874543), non il va­lore visualizzato (0,87).

 

La categoria Numero ha tre opzioni che si possono controllare: il numero di cifre decimali visualizzate, l'uso del punto quale separatore delle migliaia e il criterio di visualizzazione dei numeri negativi.

 

Si noti che la lista Numeri negativi ha quattro opzioni (due delle quali visualizzano i numeri negativi in rosso) e che queste cambiano in relazione al numero di cifre decimali definite e alla scelta effettuata per il carattere di separazione delle migliaia. La parte superiore del pannello visualizza un esempio dell'aspetto assunto dalla cella attiva con il formato numerico selezionato. Dopo avere effettuato le proprie scelte, fare clic su OK per applicare il formato numerico a tutte le celle selezionate.

 

Ecco una lista delle categorie di formati numerici, con alcuni commenti generali.

·          Generale: è quello attivo per impostazione predefinita; visualizza i numeri come interi, decimali o in notazione scientifica.

 

·          Numero: consente di specificare il numero di cifre decimali, l'uso di un punto come separatore delle migliaia e il criterio di visualizzazione dei numeri negativi (con un segno meno, in rosso, tra parentesi oppure in rosso e tra parentesi).

 

·          Valuta: consente di specificare il numero di cifre decimali, l'uso di un simbolo di valuta e il criterio di visualizzazione dei numeri negativi (con un segno meno, in rosso, tra parentesi oppure in rosso e tra parentesi). Questo formato utilizza sempre un punto per la separazione delle migliaia.

 

·          Contabilità: è diverso dal formato Valuta per il fatto che il simbolo di valuta è sempre allineato verticalmente.

·          Data: consente di scegliere tra undici formati di data.

·          Ora: consente di scegliere tra sei formati di ora.

·     Percentuale: consente di definire il numero di cifre decimali e visualizza sempre un segno percentuale.

·          Frazione: consente di scegliere tra nove formati frazionari.

·          Scientifico: visualizza sempre i numeri con una E. È possibile scegliere il numero di cifre decimali da visualizzare.

·         Testo: se si applica il formato numerico Testo a un valore, Excel tratta il valore come testo (anche se il suo aspetto è sempre quello di un valore)

·           Speciale: contiene formati numerici particolari, come il CAP e i numeri telefonici.

·         Personalizzato: consente di definire formati numerici personalizzati che non sono inclusi in alcuna delle altre categorie.

 

 

La categoria di formato numerico Personalizzato consente di creare formati numerici che non sono inclusi nelle altre categorie. Excel fornisce all'utente una notevole flessibilità nella creazione di formati numerici personalizzati, ma le operazioni possono risultare abbastanza complesse.

Per costruire un formato numerico si deve specificare una serie di codici. Questa deve essere immessa nel campo Tipo quando è selezionata la categoria Personalizzato nel pannello Numero della finestra di dialogo Formato celle. Facendo scorrere la lista dei formati numerici nella categoria Personalizzato della finestra di dialogo Formato celle, si possono vedere numerosi esempi.

 

 

Nelle precedenti sezioni è stata presa in esame la formattazione numerica. Questa sezione illustra alcune delle opzioni fondamentali di formattazione stilistica disponibili. Queste tecniche di formattazione posso essere applicate a valori, testo e formule. Le opzioni illustrate in questa sezione sono disponibili nella barra degli strumenti Formattazione.

Le opzioni di formattazione complete sono disponibili nella finestra di dialogo Formato celle che compare quando si attiva il comando Formato */* Celle. È importante ricordare che la formattazione scelta viene applicata solo alle celle selezionate. È quindi necessario selezionare la cella (o l'intervallo di celle) prima di applicare la formattazione.

 

 

 

La formattazione stilistica che si applica alle celle di un foglio di lavoro non ha alcun effetto sul contenuto effettivo delle celle. L'obbiettivo di tale formattazione è quello di rendere il foglio di lavoro più leggibile o più attraente. I tipi di formattazione illustrati in questo capitolo sono i seguenti:

 

·          Uso di tipi di caratteri, dimensioni e attributi differenti.

 

·          Modifica dell'allineamento del contenuto delle celle all'interno delle celle stesse.

 

·          Uso di colori per lo sfondo o il primo piano delle celle.

 

·          Uso di motivi per lo sfondo delle celle.

 

·          Uso di bordi attorno alle celle.

 

·          Uso di uno sfondo grafico per il foglio di lavoro.

 

 

La Barra degli strumenti Formattazione offre la via più rapida per cambiare tipo e dimensione dei caratteri, allineare il testo nelle celle, cambiarne il colore, aggiungere bordi e così via, senza dover ricorrere a menu e finestre di dialogo. Ecco come si usa:

 

·          Per visualizzarne una breve descrizione, lasciare per qualche istante il puntatore del mouse su ciascun pulsante (oppure premere Maiusc+F1 e fare clic sul pulsante stesso).

 

·          Dimensioni e Tipo di carattere sono caselle a discesa. Fare clic sulla freccetta a destra della casella per aprire il relativo menu.

 

·          I pulsanti Bordi, Colore riempimento e Colore carattere sono formati da due pulsanti appaiati. Per selezionare un bordo o un colore, fare clic sulla freccetta (pulsante a destra), operare la scelta e poi fare clic sul pulsante principale (a sinistra) per applicare il formato alla cella.

In molti casi, questa barra può contenere tutti gli strumenti di formattazione necessari, ma alcuni tipi di formattazione richiedono l'uso della finestra di dialogo Formato celle.

 

 

Introdotta all'inizio del capitolo, consente di applicare qualsiasi tipo di formattazione stilistica (oltre a quella numerica). I formati selezionati nella finestra di dialogo Formato celle sono applicati alla selezione di celle corrente. La finestra contiene sei schede o pannelli.

 

 

Uno degli elementi che distingue un'interfaccia utente grafica (GUI), come Windows, da un'interfaccia basata sui caratteri, come DOS, è rappresentato dai tipi di caratteri.

 

Un'interfaccia GUI può visualizzare differenti tipi di caratteri in dimensioni diverse e con differenti attributi (grassetto, corsivo, sottolineato).

 

Un'interfaccia basata sui caratteri visualizza normalmente solo un tipo di carattere della stessa dimensione e può essere in grado di gestire alcuni attributi di carattere.

 

Quando si seleziona un tipo di carattere, Excel visualizza solo i tipi di carattere installati nel sistema. Windows include vari tipi di caratterie Microsoft Office 2000 ne aggiunge numerosi altri che possono essere installati nel sistema. 

Inoltre, si possono procurare tipi di caratteri da altre risorse come Internet e i servizi in linea. Per ottenere i migliori risultati, si dovrebbero utilizzare caratteri TrueType.

Questi possono essere visualizzati e stampati in qualsiasi dimensione, senza la "scalatura" che caratterizza i tipi di caratteri non scalabili.

Se si pensa di distribuire una cartella di lavoro ad altri utenti, ci si deve limitare ai caratteri inclusi in Windows.

Se si apre una cartella di lavoro e il sistema non dispone del tipo di carattere con il quale la cartella è stata creata, Windows cerca di Utilizzare tipi carattere simile. A volte questo funziona, altre no. Se si deve condividere la propria cartella con altri, è preferibile utilizzare solo i tipi di caratteri Arial, Courier New, Symbol, Times New Roman e Wingdings.

 

 

Per impostazione predefinita, l'informazione immessa in un foglio di lavoro di Excel utilizza il carattere Arial da dieci punti. Un tipo di carattere è descritto dal suo aspetto (Arial, Times New Roman, Courier New e così via) e dalla sua dimensione misurata in punti (in un pollice ci sono settantadue punti).

L'altezza delle righe di Excel è per impostazione predefinita pari a 12,75 punti. Quindi, il tipo di carattere da 10 punti immesso in righe di 12,75 punti lascia una quantità sufficiente di spazio vuoto tra i caratteri in righe adiacenti.

Il carattere predefinito è quello specificato nello stile Normale della cartella di lavoro. Tutte le celle hanno lo stile Normale a meno che non si applichi specificatamente un altro stile. Se si vuole cambiare il tipo di carattere per tutte le celle che hanno lo stile Normale, si può cambiare il tipo di carattere utilizzato nello stile Normale. Ecco come:

 

·          Selezionare il comando Formato */* Stile. Excel visualizza la finestra di dialogo Stile.

 

·          Controllare che Normale compaia nella casella di riepilogo Stile e fare clic sul pulsante Modifica. Excel visualizza la finestra di dialogo Formato celle.

 

·          Scegliere il tipo di carattere e la dimensione che si vuole impostare come predefiniti e fare clic sul pulsante OK per ritornare alla finestra di dialogo Stile.

 

·          Fare clic di nuovo su OK per chiudere la finestra di dialogo Stile.

 

Il tipo di carattere di tutte le celle che utilizzano lo stile Normale viene sostituito con il tipo specificato. La caratteristica degli stili di Excel è illustrata nel seguito del capitolo.

 

 

Il modo più semplice per modificare il tipo e la dimensione dei caratteri è quello di utilizzare gli strumenti Tipo di carattere e Dimensione carattere nella barra degli strumenti Formattazione. Questi strumenti sono costituiti da elenchi a discesa. Fare clic sulla freccia verso il basso presente nello strumento per visualizzare un elenco di tipi di caratteri o dimensioni di carattere. Quindi, scegliere il tipo di carattere o la dimensione desiderati.

 

La barra degli strumenti Formattazione presenta anche pulsanti che consentono di trasformare in grassetto, corsivo o sottolineato il testo contenuto nelle celle selezionate

 

Facendo clic stillo strumento appropriato, viene effettuata la modifica. Questi pulsanti sono in realtà dei commutatori quindi, se il contenuto della cella è già in grassetto, facendo clic sul pulsante Grassetto si disattiva il grassetto stesso. È possibile utilizzare anche il pannello Carattere nella finestra di dialogo Formato celle, che consente di controllare vari altri attributi dei caratteri da una sola finestra di dialogo. Si noti che è possibile modificare anche lo stile (grassetto, corsivo), la sottolineatura, il colore e gli effetti (barrato, apice o pedice) del tipo di carattere. Facendo clic sulla casella di controllo Carattere standard, Excel visualizza le selezioni relative al tipo di carattere definito nello stile Normale.

continua

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