Acquisti su MEPA: guida allo studio dei termini più frequenti

Panoramica dettagliata delle procedure di acquisto sul Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA), con particolare attenzione alla trattativa diretta, all’ordine diretto e all’RDO (Richiesta di Offerta) evoluta.

Figure Coinvolte nelle Procedure MePA:

• Punto Ordinante (PO): Soggetto che autorizza la spesa. Ha l’impegno di spesa e la facoltà di firmare l’istanza di fase (riepilogo economico) e inviare l’ordine all’operatore economico.
• Punto Istruttore (PI): Supporta il Punto Ordinante nelle operazioni. Può preparare una bozza dell’ordine, ma non può firmare il riepilogo economico né inviare l’ordine. Può essere RUP.
• RUP (Responsabile Unico del Progetto): Responsabile unico del progetto, censito sui sistemi ANAC. Richiede il CIG e compila le schede ANAC. Può delegare la compilazione ad altri, è una figura necessaria per tutte le procedure di acquisto sopra soglia e per quelle sotto soglia superiori ai 40.000€
• Responsabile del Procedimento (RDP): Si occupa della fase dei chiarimenti dopo la pubblicazione della procedura.
• Soggetto Stipulante: La persona che autorizza la spesa o chi ha la delega a firmare il contratto
• Gestore dei dati ANAC Soggetto diverso dal RUP che lo supporta nella compilazione dei dati necessari ad ANAC.
• Gestore dei dati TED Soggetto che supporta il RUP nella pubblicazione in Gazzetta Europea
• Gestore eSPD Soggetto diverso dal RUP che supporta il RUP nella compilazione dei dati relativi all’esPD (documento di gara)
• Operatore Economico: Fornitore di beni o servizi invitato a presentare un’offerta o a cui viene richiesto un affidamento diretto.
• Presidente di Commissione: Utente che gestisce sia dell’aggiudicazione sia della stipula e sia della della busta dell’apertura della busta economica

Strumenti Disponibili sul MePA:

• Mercato Elettronico
• Sistema Dinamico
• Convenzioni
• Accordi Quadro
• Gare (modulo ASP)

Tipologie di RDO (Richiesta di Offerta):

• Trattativa Diretta: Negoziata con un solo fornitore (affidamento diretto).
• Confronto di Preventivi: Richiesta di preventivi a più operatori economici.
• RDO Semplice: Procedura negoziata con un solo lotto, criterio di aggiudicazione al prezzo più basso.
• RDO Evoluta: Negoziata con uno o più fornitori, criterio di aggiudicazione all’offerta economicamente più vantaggiosa (richiede una scheda di offerta con parte tecnica ed economica).

Procedura Trattativa Diretta (Simulazione):

Impostazione dei dati principali (descrizione della fornitura, valore economico, CPV).

Il CIG non è inseribile direttamente, ma tramite interazione con i sistemi ANAC.

Il CUP (Codice Unico di Progetto) è necessario solo se la procedura si avvale di finanziamenti specifici (es. PNRR).

Selezione del CPV dal sistema o tramite mappatura dei fabbisogni.

Inserimento di dati relativi a consegna, fatturazione e figure responsabili (responsabile del procedimento, soggetto stipulante).

Impostazione delle date (termine ultimo presentazione offerte, limite stipula contratto, termine consegna).

Aggiunta di documentazione richiesta agli operatori economici (da produrre, reinviare, consultare).

Selezione dell’operatore economico.

Gestione ANAC Form:

Verifica corrispondenza RUP con responsabile del procedimento.

Indicazione del gestore dei dati ANAC (se diverso dal RUP).

Scelta della scheda ANAC (es. AD3 per affidamento diretto).

Compilazione dei dati generali di gara e aggiudicazione.

Inserimento URL del sito della stazione appaltante relativo alla trasparenza.

Predisposizione del DGUE (Documento di Gara Unico Europeo) obbligatorio per procedure dai 40.000 euro in su.

Richiesta e verifica del CIG.

Pubblicazione della trattativa diretta.

Impostazione delle autorizzazioni per la gestione delle diverse fasi (chiarimenti, apertura buste, ecc.).

Ordine Diretto:

Ricerca del bene/servizio tramite area merceologica, tasto “Acquista” o ricerca diretta.

Possibilità di creare “Liste MePA” (preferiti).

Punto Istruttore compila una bozza che invia al Punto Ordinante. Il Punto Ordinante può firmare e inviare l’ordine all’operatore economico.

Inserimento dati (titolo procedura, codice IPA, descrizione articolo, quantità, aliquota IVA, eventuale utilizzo fondi PNRR, indirizzi, note).

Richiesta del CIG tramite ANAC form (simile a trattativa diretta).

Download del riepilogo di fase, firma digitale e upload del PDF firmato.

Possibilità di proporre una revoca dell’ordine (deve essere accettata dall’operatore).

RDO Evoluta (Simulazione):

Impostazione dei dati principali (tipologia appalto, procedura negoziata, criterio di aggiudicazione al miglior rapporto qualità/prezzo).

Descrizione della fornitura, date, figure responsabili (come nella trattativa diretta).

Dettaglio Lotto:

Nome lotto, selezione CPV.

Importo a base d’asta, termini di pagamento.

Ripartizione punteggio tecnico/economico (manuale o automatico).

Scheda di Offerta:

Impostazione caratteristiche tecniche (es. certificazioni, criteri “on/off”) con punteggi.

Impostazione caratteristiche economiche (es. prezzo complessivo, regola di valutazione per l’attribuzione del punteggio).

Inserimento costi della manodopera e costi della sicurezza.

Documentazione:

Generazione automatica offerta tecnica ed economica.

Aggiunta documentazione richiesta (da produrre, reinviare, consultare).

Inviti: selezione degli operatori economici da invitare.

Gestione ANAC Form: come nella trattativa diretta.

Richiesta CIG e validazione del lotto.

Pubblicazione RDO e impostazione delle autorizzazioni per le fasi successive.

Supporto Wiki:

Disponibile per consultazione senza login.

Contiene guide operative, informazioni sulle procedure, schede ANAC, e formule per la valutazione delle offerte.

Importante l'”orchestratore” per individuare la scheda di pubblicazione corretta e i relativi step da seguire.

File con tutte le schede attualmente disponibili per le diverse tipologie di negoziazione.

È possibile trovare le formule di calcolo dei punteggi per le offerte (es. proporzionalità inversa, migliore offerta).

Punti Chiave da Ricordare:

La corretta identificazione del CPV è fondamentale per tutte le procedure.

La figura del RUP è centrale, soprattutto per la gestione del CIG e l’interoperabilità con ANAC.

È essenziale compilare correttamente tutti i campi richiesti nei form ANAC.

Il DGUE è obbligatorio per procedure di importo superiore a 40.000 euro (nella trattativa diretta).

Il Wiki fornisce un supporto completo per la corretta esecuzione delle procedure.

Distinguere tra RDO semplice (prezzo più basso) ed evoluta (offerta economicamente più vantaggiosa).

Nella RDO evoluta è obbligatoria la commissione giudicatrice.

Note Aggiuntive:

La piattaforma MePA è in continua evoluzione, pertanto è consigliabile consultare regolarmente il Wiki e la documentazione disponibile per rimanere aggiornati sulle novità operative.

La simulazione presentata è basata su una piattaforma di prova, pertanto potrebbero verificarsi errori o comportamenti anomali non riscontrabili nell’ambiente di produzione.

È importante testare le procedure e le configurazioni in ambiente di prova prima di procedere con la pubblicazione definitiva.

È necessario prestare attenzione ai tempi di scadenza dei documenti e alle tempistiche delle diverse fasi della procedura.

In caso di dubbi o difficoltà, è consigliabile contattare l’assistenza tecnica di Consip.

Si raccomanda di scaricare l’orchestratore per la scelta delle schede ANAC.

Il punto istruttore può solo creare una bozza dell’ordine diretto, che deve essere approvata e firmata dal punto ordinante.

Il campo “Note” dell’ordine diretto è visibile all’operatore economico.

È possibile proporre la revoca di un ordine diretto, ma deve essere accettata dall’operatore.

Bisogna scaricare il file inerente alle formule del sistema dal Wiki.

FAQ Domande Frequenti

1. Dove posso trovare la documentazione utile per gli acquisti sul MePA, inclusi i fabbisogni e i CPV (Vocabolario Comune per gli appalti pubblici)?

La documentazione è accessibile dal portale senza necessità di login. Vai su “Chi siamo”, poi su “Progetti e servizi” e seleziona l’avviso n.1 del 2022. Qui troverai l’avviso del progetto, il manuale operativo per i soggetti attuatori e la mappa dei fabbisogni (categorie merceologiche con i relativi CPV). Puoi scaricare i format dei capitolati tecnici, che sono stati predisposti per supportare le amministrazioni nella redazione delle procedure. In alternativa, all’interno del sistema, si può andare su acquista, selezionare il mercato elettronico, il bando d’interesse (beni, servizi, lavori) e filtrare per area merceologica e classe merceologica.

2. Quali sono le figure che possono operare all’interno del mercato elettronico (MePA) e quali sono le loro responsabilità?

Le figure chiave sono tre:

• Punto Ordinante (PO): Autorizza la spesa e ha l’impegno di spesa.
• Punto Istruttore (PI): Supporta il PO nelle varie operazioni. Può predisporre una bozza dell’ordine che il PO poi conferma o modifica.
• RUP (Responsabile Unico del Progetto): Introdotto a partire dal 1° gennaio con l’entrata in vigore dell’interoperabilità con ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione). Deve essere censito sui sistemi ANAC ed è responsabile della richiesta del CIG (Codice Identificativo Gara).

3. Quali sono le differenze tra una RDO (Richiesta di Offerta) semplice e una RDO evoluta sul MePA e quando è obbligatoria la commissione?

• RDO Semplice: Procedura negoziata con un solo lotto, aggiudicazione basata sul criterio del prezzo più basso.
• RDO Evoluta: Procedura negoziata con uno o più fornitori, aggiudicazione basata sul criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Richiede la predisposizione di una scheda di offerta con una parte tecnica e una parte economica. In una RDO evoluta è sempre obbligatoria la commissione.

4. Come si imposta una trattativa diretta sul MePA e quali sono i passaggi fondamentali per richiedere il CIG?

Per impostare una trattativa diretta, bisogna selezionare “Nuova Trattativa Diretta” all’interno del MePA. Occorre specificare la tipologia di appalto (forniture, lavori, servizi, misti), la tipologia di procedura (affidamento diretto) e il regolamento applicabile. Dopo aver inserito i dati principali (descrizione della fornitura, importo, CPV), è necessario invitare l’operatore economico. Per richiedere il CIG, si deve andare su “Gestisci Anac Form”, compilare i dati del RUP, selezionare la scheda ANAC di riferimento (AD3 per affidamenti diretti), caricare l’e-DGUE (Documento di Gara Unico Europeo, obbligatorio per importi superiori a 40.000 euro), e infine comunicare con PCP (Piattaforma Contratti Pubblici) per richiedere e verificare il CIG.

5. Qual è la differenza tra responsabile del procedimento e RUP, ed è possibile che queste due figure coincidano?

Il responsabile del procedimento si occupa della prima fase, quindi è il gestore dei chiarimenti in fase di pubblicazione della procedura. Il RUP è il responsabile unico di progetto, una figura censita sui sistemi ANAC. Le due figure potrebbero anche coincidere nella stessa persona, ma non è obbligatorio.

6. Come funziona l’ordine diretto d’acquisto a catalogo sul MePA?

L’ordine diretto è un procedura che si cerca di avvicinarsi ad un acquisto di marketplace. Il PI seleziona i beni/servizi desiderati dal catalogo, li aggiunge al carrello e crea un ordine. L’ordine viene inviato al PO, che può confermarlo e inviarlo al fornitore, oppure rimandarlo al PI per modifiche. È importante notare che il PI non può firmare l’istanza di fase finale e quindi non può inviare l’ordine direttamente al fornitore. L’ordine diretto è semplificato e permette un acquisto rapido, paragonabile all’esperienza di un marketplace online.

7. Dove posso trovare supporto e guide operative per utilizzare il MePA?

Il portale offre diverse risorse di supporto:

• Chi siamo: Specchietto comparativo tra gli strumenti d’acquisto
• Video registrazioni: Guide video
• Wiki: Uno strumento costruito come Wikipedia dove si possono cercare informazioni utili per la navigazione sul sistema.
• Orchestratore: E’ un file che aiuta nell’individuare la scheda di pubblicazione con tutti i relativi step da fare una volta che la procedura è pubblicata

8. Come si imposta una scheda di offerta (parte tecnica ed economica) in una RDO evoluta, compresi i costi della manodopera e della sicurezza?

In una RDO evoluta, dopo aver impostato i dati principali e definito i punteggi per la parte tecnica ed economica, bisogna andare nella scheda “Dettaglio Lotto” e cliccare “Modifica Scheda di Offerta”. Per la parte tecnica, si possono definire criteri “on/off” (lista scelta) con punteggi predefiniti (es. possesso di certificazioni). Per la parte economica, si può stabilire un valore massimo (base d’asta) e una regola di valutazione (es. il prezzo più basso ottiene il punteggio massimo). I costi della manodopera e della sicurezza vanno inseriti nella parte economica come “valori minimi ammessi” (numerici) con valore 0,01 per assicurarne la presenza nell’offerta.

Quiz (domande e risposte brevi)

1. Quali sono le tre figure che possono operare all’interno del Mercato Elettronico? Le tre figure sono il punto ordinante (soggetto che autorizza la spesa), il punto istruttore (supporta il punto ordinante) e il RUP (Responsabile Unico del Progetto), quest’ultimo censito sui sistemi ANAC.
2. Qual è la differenza principale tra una RDO semplice e una RDO evoluta? La RDO semplice ha come criterio di aggiudicazione l’offerta al prezzo più basso, mentre la RDO evoluta utilizza il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, richiedendo la predisposizione di una scheda di offerta con parte tecnica ed economica.
3. Cos’è il CUP e quando è necessario inserirlo? Il CUP (Codice Unico di Progetto) è un codice che identifica la procedura in caso di finanziamenti specifici, come quelli del PNRR o fondi nazionali; va inserito quando la procedura si avvale di tali finanziamenti.
4. Qual è la differenza tra il responsabile del procedimento (RDP) e il RUP? Il RDP è il soggetto che gestisce la fase dei chiarimenti durante la pubblicazione della procedura, mentre il RUP è il responsabile unico del progetto, censito sui sistemi ANAC, che si occupa della richiesta del CIG. Le due figure possono coincidere ma sono distinte.
5. Qual è l’importo da tenere in considerazione per la trattativa diretta beni e servizi e per i lavori? Per la trattativa diretta beni e servizi, l’importo da tenere in considerazione è di 140.000€, mentre per i lavori l’affidamento diretto è di 150.000€.
6. Dove si possono individuare i CPV (Vocabolario Comune per gli appalti)? I CPV possono essere individuati scaricando la mappa dei fabbisogni dal portale, all’interno delle categorie merceologiche, oppure direttamente dal sistema MePA tramite la funzione “Acquista” e navigando tra i bandi attivi.
7. Quali tipi di documenti si possono richiedere nella sezione “Aggiungi documentazione” di una trattativa diretta? Si possono richiedere documenti “da produrre” (certificazioni), “da reinviare” (disciplinari di gara firmati) e “da consultare” (capitolati tecnici).
8. Cos’è l’orchestratore e come aiuta nell’individuazione della scheda di pubblicazione sul MePA? L’orchestratore è un file presente sul Wiki del MePA che aiuta ad individuare la scheda di pubblicazione corretta (es. AD3 per affidamenti diretti) e gli step da seguire in base alla tipologia di procedura.
9. Cos’è il tasto liste MePA? Il tasto liste MePA m è assimilabile a un comando di preferiti sostanzialmente possiamo sempre nelle nostre ricerche andare a scegliere qualche cosa e andarla ad inserire nella lista che abbiamo.
10. Qual è la differenza fondamentale tra il punto istruttore e il punto ordinante nel completamento di un ordine diretto? Il punto istruttore compila una bozza dell’ordine e la invia al punto ordinante, mentre solo il punto ordinante può firmare l’istanza di fase (il riepilogo) con firma digitale e inviare l’ordine all’operatore economico.

Solo chiavi di risposta dei Quiz

1. Le tre figure sono il punto ordinante (soggetto che autorizza la spesa), il punto istruttore (supporta il punto ordinante) e il RUP (Responsabile Unico del Progetto), quest’ultimo censito sui sistemi ANAC.
2. La RDO semplice ha come criterio di aggiudicazione l’offerta al prezzo più basso, mentre la RDO evoluta utilizza il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, richiedendo la predisposizione di una scheda di offerta con parte tecnica ed economica.
3. Il CUP (Codice Unico di Progetto) è un codice che identifica la procedura in caso di finanziamenti specifici, come quelli del PNRR o fondi nazionali; va inserito quando la procedura si avvale di tali finanziamenti.
4. Il RDP è il soggetto che gestisce la fase dei chiarimenti durante la pubblicazione della procedura, mentre il RUP è il responsabile unico del progetto, censito sui sistemi ANAC, che si occupa della richiesta del CIG. Le due figure possono coincidere ma sono distinte.
5. Per la trattativa diretta beni e servizi, l’importo da tenere in considerazione è di 140.000€, mentre per i lavori l’affidamento diretto è di 150.000€.
6. I CPV possono essere individuati scaricando la mappa dei fabbisogni dal portale, all’interno delle categorie merceologiche, oppure direttamente dal sistema MePA tramite la funzione “Acquista” e navigando tra i bandi attivi.
7. Si possono richiedere documenti “da produrre” (certificazioni), “da reinviare” (disciplinari di gara firmati) e “da consultare” (capitolati tecnici).
8. L’orchestratore è un file presente sul Wiki del MePA che aiuta ad individuare la scheda di pubblicazione corretta (es. AD3 per affidamenti diretti) e gli step da seguire in base alla tipologia di procedura.
9. Il tasto liste MePA m è assimilabile a un comando di preferiti sostanzialmente possiamo sempre nelle nostre ricerche andare a scegliere qualche cosa e andarla ad inserire nella lista che abbiamo.
10. Il punto istruttore compila una bozza dell’ordine e la invia al punto ordinante, mentre solo il punto ordinante può firmare l’istanza di fase (il riepilogo) con firma digitale e inviare l’ordine all’operatore economico.

Domande in Formato Saggio

1. Descrivere in dettaglio il processo di richiesta del CIG (Codice Identificativo Gara) all’interno del sistema MePA, evidenziando il ruolo del RUP e l’interazione con i sistemi ANAC.
2. Confrontare e contrastare le procedure di Trattativa Diretta e RDO Evoluta, illustrando i criteri di aggiudicazione, i requisiti di documentazione e le differenze nella gestione delle offerte.
3. Spiegare come configurare una scheda di offerta in una RDO Evoluta, descrivendo i diversi tipi di caratteristiche (tecniche ed economiche) e le relative regole di valutazione, oltre all’importanza dei costi della manodopera e della sicurezza.
4. Analizzare il ruolo e le responsabilità delle diverse figure coinvolte nel processo di acquisto sul MePA (Punto Ordinante, Punto Istruttore, RUP, Responsabile del Procedimento), evidenziando come la loro interazione contribuisce all’efficienza e alla trasparenza delle procedure.
5. Discutere l’importanza del Wiki MePA come strumento di supporto per le stazioni appaltanti, illustrando le principali risorse disponibili (mappa dei fabbisogni, formule, orchestratore) e come queste possono essere utilizzate per semplificare e ottimizzare le procedure di acquisto.

Glossario di Termini Chiave

• ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione): Autorità italiana che vigila sulla trasparenza e la correttezza delle procedure di appalto pubblico.
• Aspo (Application Service Provider): Modulo per la gestione delle gare d’appalto.
• CIG (Codice Identificativo Gara): Codice univoco che identifica una gara d’appalto, necessario per la tracciabilità e la trasparenza.
• CPV (Common Procurement Vocabulary): Sistema di classificazione standardizzato per gli appalti pubblici a livello europeo.
• CUP (Codice Unico di Progetto): Codice univoco che identifica un progetto finanziato con fondi pubblici.
• DJUE (Documento di Gara Unico Europeo): Autodichiarazione utilizzata negli appalti pubblici per attestare il possesso dei requisiti di partecipazione.
• eForm: Modulo standardizzato per la pubblicazione degli avvisi di gara sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea.
• MePA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione): Piattaforma telematica per gli acquisti di beni e servizi da parte delle pubbliche amministrazioni.
• PNRR (Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza): Piano di investimenti finanziato dall’Unione Europea per la ripresa economica e la transizione ecologica.
• Punto Istruttore: Soggetto che supporta il punto ordinante nelle operazioni relative agli acquisti sul MePA.
• Punto Ordinante: Soggetto che autorizza la spesa e conclude l’ordine sul MePA.
• RDO (Richiesta di Offerta): Procedura negoziata telematica per l’acquisizione di beni e servizi sul MePA.
• RUP (Responsabile Unico del Progetto): Figura responsabile della gestione complessiva di un progetto pubblico, dalla fase di progettazione alla realizzazione.
• Trattativa Diretta: Procedura semplificata per l’affidamento di contratti di importo inferiore alle soglie comunitarie, negoziata direttamente con un singolo fornitore.
• Wiki MePA: Piattaforma collaborativa contenente guide, tutorial e informazioni utili per l’utilizzo del MePA.

Audio Lezioni sulla Pedagogia e organizzazione della scuola del prof. Gaudio

Ascolta “Pedagogia e organizzazione della scuola” su Spreaker.