GUIDA ALL’ESAME ECDL

per la patente europea del computer EXCEL

 Formule e funzioni

Le formule utilizzano operatori aritmetici per lavorare con valori, testo, funzioni del foglio di lavoro e altre formule per calcolare un valore nella cella. Excel calcola di nuovo le formule se il valore in una cella utilizzato da una formula viene modificato. In sostanza, si possono osservare rapidamente scenari multipli cambiando i dati in un foglio di lavoro e lasciando che le formule calcolino il risultato. Una formula immessa in una cella può essere costituita da uno dei seguenti elementi:

 

·  Operatori.

 

·  Riferimenti di cella (comprese le celle e gli intervalli denominati).

 

·  Valori.

 

·  Funzioni del foglio di lavoro.

 

Una formula può essere costituita al massimo da 1024 caratteri. Dopo avere immesso una formula all’interno di una cella, questa visualizza il risultato della formula. La formula stessa compare nella barra della formula quando la cella viene attivata.

 

Operatori Utilizzati Nelle Formule

 

Excel consente di utilizzare nelle formule una varietà di operatori:

 

+  Addizione

–  Sottrazione

*  Moltiplicazione

/  Divisione

^  Elevamento a potenza

&  Concatenamento

=  Confronto logico (uguale a)

>  Confronto logico (maggiore di)

<  Confronto logico (minore di)

>=  Confronto logico (maggiore o uguale a)

<=  Confronto logico (minore o uguale a)

<>  Confronto logico (diverso da).

 

All’interno di ciascuna formula, Excel esegue le operazioni da sinistra verso destra seguendo uno specifico ordine di priorità noto come precedenza degli operatori, che stabilisce la precedenza di alcune operazioni rispetto ad altre:

 

1.  Tutte le operazioni in parentesi.

2.  Equazioni e operazioni esponenziali.

3.  Moltiplicazioni e divisioni.

4.  Addizioni e sottrazioni.

Si possono utilizzare le parentesi per modificare l’ordine di precedenza di Excel. E’ molto importante attenersi a questa regola, perché da essa dipende la correttezza del risultato.

 

Funzioni Incorporate Di Excel

 

Excel fornisce un incredibile numero di funzioni incorporate che possono essere utilizzate nelle formule. Le funzioni possono migliorare notevolmente la potenza delle formule, semplificare le formule e renderle più facili da leggere; in molti casi le funzioni consentono di eseguire calcoli che sarebbero diversamente impossibili. Inoltre, qualora le funzioni disponibili non siano sufficienti a soddisfare le proprie esigenze, Excel consente di creare funzioni personalizzate.

 

Immissione Delle Formule

 

Una formula deve iniziare con un segno di uguale (=) per indicare ad Excel che la cella contiene una formula anziché un testo. Esistono due metodi per immettere una formula in una cella: manualmente oppure puntando con il mouse a riferimenti di cella.

 

L’immissione manuale di una formula implica l’immissione diretta della formula alla tastiera; si deve digitare un segno uguale (=) seguito dalla formula. Durante la digitazione, i caratteri compaiono nella cella e nella barra della formula. Si possono utilizzare tutti i normali tasti di editing durante l’immissione di una formula.

 

L’altro metodo di immissione di una formula comporta una parziale digitazione manuale, ma consente di puntare ai riferimenti di cella anziché immetterli manualmente. Ad esempio, per immettere la formula =Al +A2 nella cella A3, si deve operare come segue:

 

1.  Spostare il puntatore nella cella A3.

 

2.  Digitare un segno di uguale (=) per iniziare la formula. Si noti che Excel visualizza Invio nella barra di stato.

 

3.  Premere due volte la freccia verso l’alto. Quando si preme questo tasto, Excel visualizza un bordo attorno alla cella e il riferimento di cella compare nella cella A3 e nella barra della formula. Si noti inoltre che Excel visualizza Puntamento nella barra di stato.

 

4.  Digitare un segno più (+). Il bordo scompare e nella barra della formula compare di nuovo Invio.

 

5.  Premere la freccia verso l’alto. La cella A2 viene aggiunta alla formula.

 

6.  Premere Invio per concludere la formula.

 

Puntare agli indirizzi di cella anziché immetterli manualmente è un metodo più preciso e meno noioso.

 

Excel 97 include la cosiddetta Finestra della formula che può essere utilizzata per l’immissione o la modifica delle formule. Per accedere alla finestra della formula, fare clic sul pulsante Modifica formula nella riga di edit (il pulsante è contrassegnato dal segno di uguale). La Finestra della formula consente di immettere formule manualmente o utilizzare le tecniche di puntamento precedentemente descritte. Il vantaggio è costituito dal fatto che la finestra della formula visualizza il risultato della formula durante la sua immissione.

 

Inserimento Di Nomi

 

Se la formula utilizza celle o intervalli denominati è possibile digitare il nome in sostituzione dell’indirizzo o scegliere il nome da una lista e fare in modo che Excel lo inserisca automaticamente. Esistono due metodi per inserire un nome in una formula:

 

·  Selezionare il comando Inserisci */* Nome */* Incolla. Excel visualizza la finestra di dialogo Incolla nomi con un elenco di tutti nomi. Selezionare il nome e fare clic su OK. Oppure, fare doppio clic sul nome per inserire il nome e chiudere la finestra di dialogo contemporaneamente.

 

·  Premere F3. Anche questo tasto visualizza la finestra di dialogo Incolla nomi.

 

Riferimenti Di Celle All’esterno Del Foglio Di lavoro

 

Le formule possono fare riferimento a celle contenute in altri fogli di lavoro (e in altre cartelle di lavoro). Excel utilizza uno speciale tipo di notazione per gestire questi tipi di riferimento:

 

NorneFoglio!IndirizzoCella.

 

In altre parole, l’indirizzo della cella deve essere preceduto dal nome del foglio di lavoro, seguito da un punto esclamativo. Per fare riferimento a una cella contenuta in una cartella di lavoro differente, si utilizza questo formato:

 

=[NomeCartella]NomeFoglio!IndirizzoCella

 

In questo caso, l’indirizzo della cella è preceduto dal nome della cartella di lavoro (tra parentesi quadre), dal nome del foglio di lavoro e da un punto esclamativo Quando una formula fa riferimento a celle contenute in un’altra cartella di lavoro, quest’ultima non deve necessariamente essere aperta.

 

Quando Una Formula Restituisce Un Errore

 

A volte, quando si immette una formula, Excel visualizza un valore che inizia con un simbolo di cancelletto (#). Questo sta a indicare che la formula restituisce un valore errato. Si deve quindi correggere la formula (o correggere una cella alla quale la formula fa riferimento) per eliminare la visualizzazione dell’errore.

 

Le formule possono restituire un valore di errore se una cella alla quale fanno riferimento contiene un errore. Un singolo valore di errore può propagarsi in numerose altre celle che contengono formule che dipendono dalla cella.

 

I valori di errore di Excel sono i seguenti:

 

#DIV/0!  La formula sta cercando di eseguire una divisione per zero o per una cella vuota.

 

#NOME?  La formula utilizza un nome che Excel non riconosce.

 

#N/D  La formula fa riferimento (direttamente o indirettamente) a una cella che utilizza la funzione ND per segnalare che non sono disponibili dati.

 

#NULL!  La formula utilizza un’intersezione di due intervalli che non sono intersecanti.

 

#NUM!  Esiste un problema con un valore; ad esempio, si è spe­cificato un numero negativo dove avrebbe dovuto tro­varsi un numero positivo.

 

#RIF!  La formula fa riferimento a una cella non valida.

 

#VALORE!  La formula include un argomento od operando di tipo sbagliato. Un operando è un valore o riferimento di cel­la utilizzato da una formula per calcolare un risultato.

 

Modifica Delle Formule

 

Si possono modificare le formule contenute nel foglio di lavoro nello stesso modo in cui si modifica qualsiasi altra cella. Per modificare una formula attivare la modalità Modifica o fare clic sul pulsante Modifica Formula nella riga di edit per accedere alla finestra della formula.

 

Modifica Del Criterio Di Ricalcolo Delle Formule

 

Se si cambia una cella utilizzata da una formula, la formula visualizza immediatamente un nuovo risultato. Questo è quanto accade quando la modalità di calcolo è impostata in Automatico.

A volte può essere preferibile controllare il momento nel quale le formule devono essere calcolate.

 

Ad esempio, se si crea un foglio di lavoro con migliaia di formule complesse, le operazioni possono rallentare notevolmente a ogni piccolo passo perché Excel deve eseguire i calcoli. In questo caso, è preferibile impostare la modalità di calcolo manuale di Excel. Questa variazione può essere eseguita nel pannello Calcolo della finestra di dialogo Opzioni.

 

Per selezionare la modalità di calcolo, fare clic sul pulsante di opzione Manuale. Quando si lavora in modalità di calcolo Manuale, Excel visualizza Calcola nella barra di stato quando si ha una formula non calcolata.

Per ricalcolare le formule si può utilizzare il tasto F9, che calcola le formule in tutte le cartelle di lavoro aperte, o la combinazione di tasti rapidi Maiusc+F9, che calcola solo le formule nel foglio di lavoro attivo.

Gestione Dei Riferimenti Circolari

 

Quando si immettono le formule può accadere che venga visualizzato un messaggio che segnala il fatto che la formula appena immessa definisce un riferimento circolare. Questo si verifica quando una formula fa riferimento al proprio valore, direttamente o indirettamente. In questo caso, quando la formula viene ricalcolata deve essere calcolata di nuovo perché è stata modificata. Il calcolo viene ripetuto indefinitamente.

 

Quando si ottiene il messaggio di riferimento circolare dopo aver immesso una formula, Excel fornisce due possibilità:

 

·  Fare clic su OK per tentare di individuare il riferimento circolare

 

·  Fare clic su Annulla per immettere la formula così com’è.

 

Normalmente, è preferibile correggere i riferimenti circolari; quindi si deve scegliere OK.

 

Facendo ciò Excel visualizza la propria barra degli strumenti Riferimento circolare, nella quale è possibile fare clic sulle celle all’interno della casella combinata Esplora riferimento circolare per cercare di individuare l’origine del riferimento circolare.

 

Se si ignora il messaggio di riferimento circolare (facendo clic su Annulla), Excel consente di immettere la formula e visualizza un messaggio nella barra di stato per ricordare che esiste un riferimento circolare.

 

Le Funzioni Del Foglio Di Lavoro

 

Le funzioni sono strumenti incorporati che vengono utilizzati nelle formule per eseguire una serie di operazioni. Le funzioni consentono di semplificare le proprie formule e creare formule per eseguire calcoli che diversamente sarebbero impossibili.

 

Argomenti Di Funzione

 

Tutte le funzioni utilizzano una coppia di parentesi. L’informazione contenuta nelle parentesi consente di comunicare l’indirizzo delle celle che contengono i valori con i quali la funzione deve operare ed è detta argomento. Gli argomenti delle funzioni possono essere costituiti da:

 

·  Riferimenti di cella o di intervallo: quando Excel calcola la formula utilizza il contenuto corrente della cella o intervallo per eseguire i propri calcoli.

 

·  Argomenti letterali: sono costituiti da valori o stringhe di testo che si immettono direttamente in una funzione

 

·  Espressioni: si pensi a un’espressione come a una formula all’interno di un’altra formula. Quando Excel incontra un’espressione come argomento di una funzione, prima calcola l’espressione quindi utilizza il risultato come valore dell’argomento.

 

·  Altre funzioni: espressioni che includono altre funzioni. Il sistema di funzioni all’interno di altre funzioni nelle formule è noto anche come funzioni nidificate. Excel calcola per prima l’espressione più interna e prosegue verso l’esterno.

 

Immissione Di Una Funzione

 

Se si possiede una certa familiarità con la funzione (si conosce il numero e il tipo di argomenti) si possono digitare la funzione e i relativi argomenti all’interno della formula. Spesso questo metodo è il più efficace.

La Finestra della formula permette di immettere una funzione e i relativi argomenti in modo semiautomatico. L’uso della finestra della formula garantisce che la funzione immessa sia corretta e abbia il numero appropriato di argomenti disposti nel giusto ordine.

 

Per inserire una funzione, il primo passo è quello di selezionare la funzione nella finestra di dialogo Incolla funzione, alla quale si può accedere:

 

·  Selezionando nel menu il comando Inserisci */* Funzione.

 

·  Facendo clic sul pulsante Incolla funzione nella barra degli strumenti Standard.

 

·  Premendo Maiusc+F3.

 

La finestra di dialogo mostra le undici categorie di funzioni nella casella di riepilogo Categoria (può visualizzare ulteriori categorie di funzioni se sono state aggiunte funzioni personalizzate). Quando si seleziona una categoria, la casella di riepilogo Nome funzione visualizza le funzioni contenute nella categoria selezionata.

 

La categoria Usate più di recente elenca le funzioni usate recentemente. La categoria Tutte elenca tutte le funzioni disponibili appartenenti a tutte le categorie.

 

Si può utilizzare questa impostazione se è noto il nome di una funzione ma non si sa a quale categoria appartiene.

 

Individuata la funzione che si vuole utilizzare, fare clic Su OK.

 

Compare la finestra della formula di Excel. Utilizzare questo strumento per specificare gli argomenti della funzione.

 

Le categorie di funzioni elencate nella finestra di dialogo Incolla funzione sono le seguenti: