GUIDA ALL’ESAME ECDL

per la patente europea del computer ACCESS

RAPPORTI

Il report è lo strumento che consente la stampa personalizzata dei dati, con veste grafica accattivante.

I metodi per la creazione di report sono sostanzialmente gli stessi che per le maschere e anch’essi sono collegati a tabelle o query di cui stampano i dati.

Prima della stampa vera e propria su supporto cartaceo è possibile vedere il report in anteprima di stampa e apportare tutte le modifiche necessarie alla struttura del report stesso.

Il collegamento con i dati viene effettuato, come per le maschere, attraverso i controlli, che sono gli stessi a disposizione per le schede

Molto utile è la possibilità offerta dai report di raggruppare i dati e di inserire campi calcolati, grafici esplicativi, immagini, ecc.., come vedremo negli esempi.

 

ESERCITAZIONE 4. Generare rapporti

Aprite il file biblioteca.mdb oppure, se non avete fatto le precedenti esercitazioni, cliccate qui

·  Premete, dal contenitore Report, il pulsante Nuovo e, utilizzando lAutocomposizione, create un report collegato alla query Riepilogo.

·  Selezionate tutti i campi che sono disponibili – Avanti

·  Scegliete di riunire in un unico gruppo tutti i record, riservandovi così di stabilire in seguito dei raggruppamenti – Avanti

·  Selezionate ora il raggruppamento in base alla data di acquisto, (lautocomposizione propone un raggruppamento mensile, ma nelle opzioni di raggruppamento potete cambiare questa scelta) – Avanti

·  Scegliete, all’interno dello stesso gruppo, di ordinare in senso crescente rispetto all’autore – Avanti

·  Scegliete quindi il layout e lo stile che preferite e passate alla visione di anteprima del report Libri, cliccando su Fine.

·  Vediamo dallAnteprima che i titoli dei libri non  Fig.10   si leggono bene, anche il nome di un autore è troncato, mentre la data di acquisto può essere superflua, essendo già presente nel raggruppamento, quindi passiamo alla Visualizzazione Struttura per apportare le opportune modifiche

·  Cancellare l’etichetta Acquistato il dallIntestazione e la casella corrispondente nel Corpo

·  Allungate la casella dei Titoli in orizzontale

·  Allungate tutto il Corpo del report, per poi allungare in verticale la casella dell’Autore

·  Selezionate contemporaneamente le etichette presenti sia nellIntestazione che nel Pie di pagina

·  Coloratele dello stesso colore

·  Fate lo stesso con le Sezioni sia di Intestazione che di Piè di pagina.

·  Passate ora in Visualizzazione anteprima per vedere il report e correggete ulteriormente se non avete raggiunto il risultato desiderato, come in Figura 10.

·  Creiamo ora un report in cui si calcolino anche dei subtotali e, precisamente, un rendiconto che ci dica, per ogni autore, quanti libri possediamo e in totale quanto abbiamo speso.

·  Selezionate come prima lAutocomposizione report, senza però questa volta indicare la tabella di riferimento

·  Inserite ora tra i campi selezionati Autore dalla tabella Autori (richiesto) e dalla tabella Libri selezionate Prezzo (anch’esso necessario); i libri totali vengono conteggiati automaticamente come totale dei record utilizzati. – Avanti

·  Mantenete il raggruppamento per autori – Avanti 

·  Ordinate in senso crescente pre prezzo totale crescente

·  Cliccate ora su Opzioni di riepilogo e scegliete di calcolare il totale del prezzo, mostrando solo il riepilogo; chiudete quindi questa sottomaschera. – Avanti

·  Scegliete quindi il layout e lo stile che preferite e passate alla visione di anteprima del report Spese per Autore, cliccando su Fine.

·  Passiamo in Visualizzazione struttura per le modifiche:

o  Togliete l’etichetta Somma

o  Modificate la Proprietà Origine controllo della casella di testo, che compare sopra al totale prezzo in  =Conteggio(*) & ” ” & IIf(Conteggio(*)=1;”libro”;”libri”)”

o  Spostate questa casella di testo di fianco alla casella che calcola il totale dei prezzi dei libri.

 
 

Vediamo brevemente cosa significa la formula inserita nella casella di testo: Conteggio(*) restituisce il numero dei record che fanno parte del gruppo, cioè il numero di libri; & permette di unire le parti della scritta; IIf fa operare una scelta logica e ha una sintassi del tipo SE(condizione; vero; falso)

 

 

·  Passate ora in Visualizzazione anteprima per vedere il report e correggete ulteriormente se non avete raggiunto il risultato desiderato.

·  Chiudete il report

·  Chiudete il database

 

 

IN QUESTA ESERCITAZIONE HAI IMPARATO A…

 

 

 

Presentare i dati (sullo schermo o a stampa) in una particolare sequenza

Modificare un rapporto

Creare e personalizzare intestazioni e piè pagina

 Raggruppare i dati in un rapporto

 

 

A questo punto il corso di Access finalizzato all’esame ECDL è terminato: puoi decidere se ritornare alla schermata iniziale dei corsi ECDL cliccando qui oppure continuare con alcune informazioni su Access e il web, anche se questa parte non serve per l’esame ECDL.